kintoneゲストユーザーを利用するメリットや制限事項まとめ
- info814005
- 2 日前
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kintoneゲストユーザーは、招待された「ゲストスペース」内において、通常のkintoneユーザーと同様に業務アプリを利用できる機能です。
ゲストユーザーを利用するメリットと、制限事項などをまとめましたので、ぜひお読みください。
kintoneゲストユーザーのメリット
1. 外部との円滑な情報共有
ゲストユーザーを使うことで、社外のパートナーやクライアント、協力会社とスムーズに情報を共有できます。たとえば、進行中のプロジェクトやタスクを外部の関係者に見てもらうことで、進捗をリアルタイムで確認でき、コミュニケーションが効率化します。
2. アクセス制限で情報漏洩のリスクを低減
ゲストユーザーには、閲覧権限のみが与えられ、データの編集や削除などの権限は与えられません。これにより、重要な情報の漏洩を防ぎつつ、必要な情報だけを安全に共有することができます。
3. 簡単にセットアップできる
ゲストユーザーは、招待するだけで簡単にアクセス権を付与できるため、外部との連携がスムーズです。複雑な設定や特別なインストールは必要なく、招待を送るだけで利用を開始できます。
4. コラボレーション機能の活用
ゲストユーザーもコメントやメモを残すことができるため、相手とのコミュニケーションが効率化されます。例えば、特定のレコードに対してフィードバックをもらうことができ、スムーズに進捗を管理できます。
5. コスト削減
ゲストユーザーを使うことで、外部の関係者にフルアクセスを提供せずに、必要最低限の情報だけを見せることができます。これにより、追加のライセンス費用をかけずに業務を効率化できます。
6. プロジェクトごとのアクセス管理
kintoneは、アプリ単位でゲストユーザーのアクセス権を設定できるため、プロジェクトやタスクごとに必要な情報のみを外部に提供することができます。これにより、適切な情報共有が可能になります。
まとめ
kintoneのゲストユーザー機能を上手に活用すれば、外部との協力や情報共有が大幅に効率化され、業務の生産性向上にもつながります。また、セキュリティも高く保たれるので、安心して外部との連携ができる点も大きなメリットです。
kintoneのゲストユーザーができること、できないこと
👩💻 kintone ゲストユーザーで「できること」
招待されたゲストスペース内のアプリのレコードを閲覧・登録・編集できます。（※アクセス権設定による）
スレッド・コメント投稿
ゲストスペース内のスレッドを立てる、またはコメント投稿をして、社内メンバーや他のゲストユーザーとコミュニケーションが取れます。
ファイル添付・ダウンロード
アプリのレコードやスレッドにファイルを添付したり、添付されたファイルをダウンロードしたりできます。
自身のプロフィールの変更 | 自分のプロフィールやカバー画像を変更できます。
モバイル（Webブラウザ）アクセス
スマートフォンやタブレットのWebブラウザからゲストスペースにアクセスし、アプリを利用できます。
🚫 ゲストユーザーで「できないこと」（制限事項）
ゲストユーザーのアクセス範囲は厳しく制限されており、社内情報へのアクセスやシステム管理はできません。
ゲストスペースの新規作成
ゲストスペースの作成は、kintoneのライセンスを持つ社内ユーザーのみ可能です。
他のスペース・ポータルへのアクセス
招待されていない全社のポータルや**通常のスペース（社内専用）には、一切アクセスできません。
アプリの作成・設定変更・削除
業務アプリの設計や管理に関わる操作はできません。利用できるのは、既に作成されているアプリのみです。
ゲストスペースの管理・メンバー追加
ゲストスペースの基本設定の変更や、他のメンバー（社内ユーザー・ゲスト）の追加・削除はできません。
kintone モバイルアプリの利用
専用のスマートフォンアプリ（kintone モバイル）は利用できず、モバイルでのアクセスはWebブラウザ経由になります。
システム管理機能へのアクセス
kintoneのシステム全体に関する設定（ユーザー管理、セキュリティ設定など）はできません。
🔒 ゲストユーザーを利用するセキュリティ上のメリット
いかがでしたでしょうか。ゲストユーザーは招待された場所のデータしか見られないため、機密性の高い社内情報が外部に漏れるリスクを最小限に抑えられます。興味がおありの方は、お気軽にお問い合わせください。
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